Пошаговые инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Оснащение рабочих мест сотрудников кадровой службы государственных учреждениях — учебный материал Требования к рабочему месту отдела кадров

Введение. 3

Глава 1. Оснащение рабочих мест сотрудников кадровой службы государственных учреждений. 7

1.1. Организация труда работников кадровой службы.. 7

1.2. Оснащение рабочего места работника кадровой службы.. 11

1.3. Нормирование труда работников кадровых служб. 14

Глава 2. Исследование организации и оснащения рабочих мест сотрудников кадровой службы МГУП «Мосводоканал». 18

2.1. Социально-экономическая характеристика предприятия. 18

2.2. Анализ деятельности кадровой службы.. 19

2.3. Оснащение рабочих мест сотрудников кадровой службы МГУП «Мосводоканал» 24

Заключение. 41

Список литературы: 43

Введение

Актуальность темы.

В настоящее время уровень управления трудовыми ресурсами, а следовательно, эффективность коммерческой деятельности организации любого вида собственности и организационно-правовой формы, как и его социальный менеджмент, в значительной мере зависят от работы кадровой службы, выполняющей традиционные функции, и службы управления персоналом с более широким кругом обязанностей.

Эффективность кадрового менеджмента определяется результатами труда кадровиков, который имеет определенную специфику содержания (общение с людьми при собеседовании, интервью, приеме на работу, оценке деловых и профессиональных качеств; решение конфликтных ситуаций и др.) и характера (организаторский, воспитательный, творческий, требующий знаний во многих областях экономики, социологии, права и др.). Конечным результатом труда является принятие решений, которые оцениваются не количественно, а качественно в зависимости от влияния на достижение задач экономического и социального развития организации.

Вместе с тем практика использования труда персонала кадровых служб по квалификации, численности и т. п., также как его организация и нормирование, не отвечает требованиям современного кадрового менеджмента.

Усложнение современного производства, перестройка управления экономикой вызвали значительное увеличение количества информации в сфере кадрового менеджмента. Объем служебных документов ежегодно увеличивается. Внедрение машинной обработки документов в ряде кадровых служб крупных предприятий и объединений не сократило численности персонала, а наоборот, привело к увеличению количества работников, связанных с делопроизводством. Но поскольку простое увеличение численности управленческого персонала не дает положительного эффекта, нужны значительные усилия для решения организационных задач делопроизводства кадровых служб.

От правильной организации и наиболее полной автоматизации процессов обработки документов зависит эффективность всего процесса управления кадрами. Большую часть времени занимает документационное обслуживание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль за исполнением документов, различных поручений и т. д.

«…Если вы мудро выбираете друзей, ваши дела пойдут в гору.

Если же вы мудро выбираете себе дело и людей, которые будут работать с вами, вы станете процветать».

(Уоррен Хельман)

Ни одна организация в условиях современных прогрессирующих тенденций не может существовать без службы (отдела) занимающейся комплектованием организации кадрами, ведением всей документации, касающейся приема и увольнения сотрудников, да и многой другой специфической деятельностью, которую, на наш взгляд, не могут выполнять другие службы, хотя есть мнение среди работодателей, что функции кадровой службы (отдела кадров) может выполнять секретарь или бухгалтер. Да, в общем-то может, к примеру, заполнить трудовую книжку или же заполнить табель рабочего времени, но не более. Грамотно оформить работника при приеме на работу, внести изменения в трудовой договор, соблюсти все требования, предъявляемые Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изменениями от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г., 30 июня 2006 г. ) (далее – ТК РФ) и другими нормативными актами, в состоянии только «профессиональный» кадровик.

Надо сказать, что с октября 2006 года в ТК РФ внесены значительные изменения, что позволяет кадровым службам (отделам) или иным сотрудникам, выполняющим кадровую работу, более ответственнее относится к оформлению трудовых отношений с работниками (особенно к заключению трудового договора). Конечно же еще многое необходимо разъяснить, но это все будет сделано со временем, как говорится – все постигается практикой.

Вернемся к передаче функций кадровика иным лицам.

Практическое воплощение мнения по поводу передачи функций кадровика секретарю или бухгалтеру часто приводит к кадровым ошибкам. Так, например, на практике часто встречаются неправильно оформленные трудовые договоры, нарушающие права работника. Автор также на практике при приеме работника часто сталкивается с неправильно внесенными записями о трудовой деятельности в его трудовой книжке, что может привести к необходимости подтверждения страхового стажа при выходе на пенсию. Так что можно посоветовать работодателям одно – не скупитесь на организацию на своем предприятии кадровой службы (отдела), вам это обернется высокими производственными результатами, а самое главное спокойствием.

Не зря говорят: кадровая служба – лицо компании.

Именно с кадровой службы (отдела) начинается знакомство потенциального работника с организацией. Именно от кадровой службы (отдела) зависит, продолжит ли пришедший устраиваться на работу свою трудовую деятельность у вас или из-за того, что он получил сомнительную или неполную информацию о своей потенциальной работе, откажется от дальнейшего общения с вашей организацией.

Поэтому сотрудник кадровой службы должен обладать не только образованием, но и набором определенных качеств. Сотрудник кадровой службы должен иметь презентабельную внешность – прежде всего, он должен располагать к себе, иметь открытый взгляд и хорошо поставленную речь.

Требования к сотруднику кадровой службы будут рассмотрены чуть позже.

А сейчас о кадровой службе (отделе) в общем.

Рассмотрим структуру кадровой службы (отдела кадров).

Обычно, но не везде, во главе кадровой службы (отдела кадров) стоит начальник кадровой службы (отдела кадров), который частенько является заместителем руководителя организации (сейчас часто называют данную должность – заместитель директора по персоналу ). На мой взгляд, синонимом названия данной должности является менеджер по персоналу (судя по Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 (в ред. от 12 ноября 2003 г.) (далее – Справочник) имеет те же функциональные обязанности). У него в подчинении находятся сотрудники, занимающие следующие должности: менеджер по персоналу, инженер по подготовке кадров, специалист по кадрам, инспектор по кадрам. В структуре кадровой службы (отдела) могут быть также делопроизводители и машинистки. В общем-то вариации со структурным образованием кадровой службы (отдела) могут быть различными. Так, к примеру, в организации кадровый работник один и должность его – специалист по кадрам.

Какова же должна быть численность кадровой службы (отдела), чтобы обеспечить нормальное функционирование организации.

Для этого надо определить затраты рабочего времени на комплектование и учет кадров и другие функции кадровой службы (отдела).

Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до настоящего времени остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 года № 78 (далее – Нормативы). Срок действия нормативов неоднократно продлевался и поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству и регулирующие нормирование труда работников кадровой службы (отдел) продолжают применяться.

Никакие других нормативных актов, регламентирующих численность кадровой службы (отдела) нет.

Доцент МГИЭМ, кандидат физико-математических наук, Юрашев В.В. смог с помощью строгих формул данных в Нормативе выяснить данную проблемы. На мой взгляд, исследования Юрашева наиболее полно и довольно ясно ответили на вопросы по численности кадровой службы (отдела), которые часто возникают не только у кадровиков, но и руководителей организаций.

Юрашев произвел расчеты по затрату времени лишь четырех выполняемых кадровой службой (отделом) работ: оформление приема и увольнения, отпусков и документов работников, уходящих на пенсию. Но этого оказалось достаточно, чтобы определить, сколько должно приходиться кадровиков на число работников.

Прежде всего необходимо пояснить какие функциональные обязанности выполняются сотрудниками кадровой службы (отдела).

Нормативами охвачены лишь немногие из них, так как за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы по социальному страхованию, по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ. Данные работы Нормативами не учтены, но независимо от численности сотрудников кадровой службы (отдела) они выполняются.

Так, п. 1.3 Нормативов указывает следующие работы:

1) оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих;

2) оформление документов при увольнении рабочих и служащих;

3) оформление и учет трудовых книжек;

4) оформление документов по учету движения кадров;

5) составление статистической отчетности по учету личного состава;

6) составление справок, участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров;

7) работы по табельному учету;

8) работы в бюро пропусков;

9) работы в военно-учетном столе;

10) работы, связанные с АСУП;

11) прочие работы.

Согласно Нормативу норма времени на выполнение единицы нормируемой работы определяется по формуле:

где Нвр – норма времени на выполнение контрактного нормативного вида работ (чел. ч);

Топр – норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленной по Нормативу (чел. ч);

k – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, личные потребности и т. д. (в %).

Юрашев получил следующее:

«На 100 работников – годовая трудоемкость только 4 работ составляет:

11,88 чел. ч – оформление отпусков;

19,7 чел. ч – оформление пенсии;

15,15 чел. ч – увольнение;

26,64 чел. ч – прием на работу.

Итого, из расчета на 100 работников годовая трудоемкость этих работ составит 73,37 чел.ч.».

Затем Юрашев определил «…один из ключевых факторов, напрямую оказывающих влияние на рабочую нагрузку работников отдела кадров – текучесть персонала ».

«… g количество лиц уволенных за год, такое же количество людей мы должны принять за год; процентное соотношение рабочих и служащих мы считаем неизменным. Если, например, брать компанию со штатом 100 человек, из которых 20 % рабочих и 80 % служащих, то при k = 8 % и при ежемесячном увольнении 1 человека и приеме 1 работника сотруднику отдела кадров потребуется затратить 14,01 часа. Если таких лиц будет a человек, то потребуется 14,01 ґ a часа. При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном 1910 часов, численность работников определяется по формулам:

Поскольку а – количество человек, рассчитанных на 100 штатных единиц, то a является одновременно и процентом лиц, уволенных и принятых на работу.

Юрашев считает, что прием рабочих и служащих осуществляется в их процентном соотношении, то есть за год будет уволено и принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих при условии, что ежемесячные увольнение и прием составят 1 человек.

В случае, когда в компании 20 % служащих и 80 % рабочих, формулы для определения количества работников отдела кадров изменяются и принимают следующий вид:

Юрашев рассчитал численность кадровиков в компании со штатом в 500 человек (20 % служащих и 80 % рабочих) используя следующую формулу

Таким образом, Юрашевым сделан вывод о том, что текучесть кадров влияет на численный состав кадровиков, а также вычислил, что лишь две работы (оформление приема и увольнения) требуют в компании с численностью 500 человек 1 кадрового работника при текучести 27 % в месяц.

Можно только представить, что для выполнения двух десятков работ с аналогичными условиями потребуется уже около 10 сотрудников кадровой службы (отдела).

В таблице перечислены не все операции, выполняемые сотрудниками кадровой службы (отдела), но представленный список уже кажется внушительным.

Таблица. 2. Примерные нормативы численности работников кадровой службы (отдела)

Представленные таблицы помогут кадровым работникам более рационально организовать свою работу.

Итак, неправ тот из руководителей, кто полагает, что организовывать у себя кадровую службу (отдел) нет смысла, пусть кадровые дела ведет секретарь или бухгалтер. Можем вам со всей уверенностью сказать – ВЫ НЕ ПРАВЫ!

Иметь в структуре организации кадровую службу (отдел) или, на худой конец, специалиста по кадрам – это говорит о стабильности и экономической устойчивости Вашей организации.

Успех любого дела зависит не только от новых идей или технологий. Главным секретом успеха является человеческий фактор. Перед кадровой службой, прежде всего, стоит цель – обеспечение организации добросовестными, квалифицированными, ответственными, продуктивными сотрудниками, создание оптимальных условий для успешного выполнения сотрудниками организации своих должностных обязанностей.

Выгоды организации в результате рационального и оптимального построения кадровой службы (отдела):

1) полная и достоверная информация по каждому работнику;

2) знание потребности организации в новых работниках, в направлении на обучение и повышении квалификации работников;

3) конкретизация должностных обязанностей и уровня ответственности;

4) предупреждающие действия руководства организации по устранению негативных явлений (например, при высвобождении работников в случае сокращения штата);

5) и как главный аспект – отсутствие обращений в судебные и иные инстанции вследствие неправильного оформления кадровой документации.

Введение 3
Глава 1. Оснащение рабочих мест сотрудников кадровой службы государственных учреждений 7
1.1. Организация труда работников кадровой службы 7
1.2. Оснащение рабочего места работника кадровой службы 11
1.3. Нормирование труда работников кадровых служб 14
Глава 2. Исследование организации и оснащения рабочих мест сотрудников кадровой службы МГУП «Мосводоканал» 18
2.1. Социально-экономическая характеристика предприятия 18
2.2. Анализ деятельности кадровой службы 19
2.3. Оснащение рабочих мест сотрудников кадровой службы МГУП «Мосводоканал» 24
Заключение 41
Список литературы: 43

Введение

Актуальность темы.
В настоящее время уровень управления трудовыми ресурсами, а следовательно, эффективность коммерческой деятельности организации любого вида собственности и организационно-правовой формы, как и его социальный менеджмент, в значительной мере зависят от работы кадровой службы, выполняющей традиционные функции, и службы управления персоналом с более широким кругом обязанностей.
Эффективность кадрового менеджмента определяется результатами труда кадровиков, который имеет определенную специфику содержания (общение с людьми при собеседовании, интервью, приеме на работу, оценке деловых и профессиональных качеств; решение конфликтных ситуаций и др.) и характера (организаторский, воспитательный, творческий, требующий знаний во многих областях экономики, социологии, права и др.). Конечным результатом труда является принятие решений, которые оцениваются не количественно, а качественно в зависимости от влияния на достижение задач экономического и социального развития организации.
Вместе с тем практика использования труда персонала кадровых служб по квалификации, численности и т. п., также как его организация и нормирование, не отвечает требованиям современного кадрового менеджмента.
Усложнение современного производства, перестройка управления экономикой вызвали значительное увеличение количества информации в сфере кадрового менеджмента. Объем служебных документов ежегодно увеличивается. Внедрение машинной обработки документов в ряде кадровых служб крупных предприятий и объединений не сократило численности персонала, а наоборот, привело к увеличению количества работников, связанных с делопроизводством. Но поскольку простое увеличение численности управленческого персонала не дает положительного эффекта, нужны значительные усилия для решения организационных задач делопроизводства кадровых служб.
От правильной организации и наиболее полной автоматизации процессов обработки документов зависит эффективность всего процесса управления кадрами. Большую часть времени занимает документационное обслуживание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль за исполнением документов, различных поручений и т. д.
Организация делопроизводства кадровых служб предусматривает решение ряда вопросов:
во-первых, четкого организационного построения работы отделов кадров и выбора наиболее рациональной формы организации работы с документами;
во-вторых, правильного разграничения функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрения современных методов ведения делопроизводства. Этот вопрос решается путем разработки и внедрения нормативных документов, стандартов, должностных инструкций. Необходимо обратить особое внимание на правильную
разработку должностных инструкций инспекторов и референтов кадровых служб;
в-третьих, правильного нормирования труда работников кадровых служб. Оно призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряженности труда на каждом рабочем месте, а также помочь в оценке работы каждого сотрудника;
в-четвертых, постоянного повышения квалификации и культуры работы персонала кадровых служб. Организация этого процесса является прямой обязанностью менеджера кадровой службы. Реализуется она как путем создания курсов, семинаров непосредственно на производстве с отрывом или без отрыва от работы, так и путем направления работников на курсы повышения квалификации в институты, университеты и другие организации, а также путем организации стажировок, в том числе на зарубежные предприятия и в организации;
в-пятых, рациональной организации рабочих мест и обеспечения благоприятных условий труда. Рабочее место каждого работника отдела кадров должно быть организовано надлежащим образом, чтобы умственные и физические усилия специалиста направлялись на выполнение трудовых функций, а не на преодоление неудобств в работе.
Под благоприятными условиями труда понимают совокупность факторов производственной среды, положительно влияющих на здоровье и работоспособность человека в процессе труда. Такими факторами являются санитарно-гигиенические условия (правильное освещение, максимальная тишина, оптимальная температура, влажность); надлежащий комплект мебели и средств оргтехники для рабочих мест (письменные столы, конторские шкафы, столы-приставки для компьютеров, стулья подъемно-поворотные, стеллажи для хранения картотек, настольная картотека, набор канцелярских принадлежностей, телефонные аппараты, сшиватели документов, лотки для корреспонденции и др.).
Целью данной курсовой работы является исследование оснащения рабочих мест сотрудников кадровой службы государственного учреждения МГУП «Мосводоканал».
В рамках курсовой работы будут решены следующие задачи:
- исследованы механизмы организации труда работников кадровой службы;
- рассмотрены требования к оснащению рабочих мест сотрудников кадровой службы;
- проведен анализ деятельности кадровой службы МГУП «Мосводоканал»;
- проведено исследовании е оснащения рабочих мест сотрудников МГУП «Мосводоканал».

В качестве объекта исследования выступает МГУП “Мосводоканал”.
Предметом исследования являются принципы оснащения рабочих мест сотрудников кадровой службы.
Структурно курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Глава 1. Оснащение рабочих мест сотрудников кадровой службы государственных учреждений

1.1. Организация труда работников кадровой службы

Для решения задачи совершенствования организации труда персонала кадровой службы в качестве рекомендаций целесообразно использовать отечественный опыт, а именно теоретические и методические разработки по научной организации труда.
Основные направления научной организации труда (НОТ) были приняты на Всесоюзном совещании по организации труда (26–29 июня 1967 г.):
разработка и внедрение рациональных форм разделения и кооперации труда;
совершенствование организации и обслуживания рабочих мест;
проектирование и внедрение рациональных методов и приемов выполнения трудовых процессов;
создание благоприятных условий труда;
применение прогрессивных форм и систем стимулирования и оплаты труда;
совершенствование нормирования труда и др.
В дальнейшем эти направления работы по организации труда работников различных категорий дополнялись и обосновывались соответствующими научно-теоретическими разработками и методическими положениями.
Для персонала кадровой службы характерны функциональные, технологические и профессионально-квалификационные разделение и кооперация труда.
Функциональные разделение и кооперация труда неразрывно связаны со структурой предприятия (организации), созданием подразделений и служб, ориентированных на выполнение определенных функций по управлению трудовыми ресурсами, например создание службы управления персоналом наряду с отделом кадров.
Четкое разграничение задач, функций и форм работы различных служб должно быть отражено в положении о данном структурном подразделении предприятия (организации).
Функциональные разделение и кооперация труда работников службы кадров базируются на должностных обязанностях, определенных штатным расписанием и организационной структурой кадровой службы. Например, при традиционном варианте работу по комплектованию и учету кадров выполняет инспектор по труду; по табельному учету – табельщик, в бюро пропусков – дежурный.
Основой технологических разделения и кооперации труда является разработка четкой технологии выполняемых работ (функций).
При разработке технологии работ, выполняемых персоналом кадровых служб, рекомендуется использовать такие понятия, как “операция”, “элемент операции” и “процедура”.
Операция – стабильная по содержанию часть процесса выполнения какой-либо работы (функции), осуществляемая одним исполнителем, не имеющая самостоятельной цели, но необходимая для достижения результатов данной работы.
Элемент операции – действие одного исполнителя, не подлежащее расчленению и являющееся целесообразным только в комплексе с остальными элементами операции.
Процедура – определенная последовательность выполнения комплекса операций по обработке документированной цели, заканчивающаяся определенными по форме и содержанию результатами.
Для технологического разделения труда характерно закрепление отдельных операций или их комплекса за конкретным исполнителем. Например, один работник оформляет документы при приеме на работу, составляет приказ, на основе которого делается запись в трудовой книжке, составляет личное дело, знакомит работника с правилами трудового распорядка; другой – занимается составлением статистической отчетности и справок по учету личного состава, отчетов о численности и составе специалистов с различным уровнем образования, о движении кадров и т. п. Основа такого разделения – перечень закрепленных операций и процедур с указанием их объема и, соответственно, затрат рабочего времени на их осуществление.
Профессионально-квалификационные разделение и кооперация труда предполагают распределение обязанностей между работниками с учетом осуществляемой деятельности и требуемой для выполнения работы квалификации и установление взаимосвязей работников в их трудовой деятельности.
Профессионально-квалификационное разделение труда осуществляется на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 “Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих”.
Квалификационный справочник (КСД) включает в себя квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и других служащих, осуществляющих функции кадрового менеджмента на предприятии (в организации). Характеристика каждой должности содержит три раздела:
“Должностные обязанности” – перечислены функции, которые должны быть полностью или частично выполнены работниками, занимающими данную должность;
“Должен знать” – содержатся требования, предъявляемые к работнику, занимающему данную должность, в отношении знаний по специальности, законодательных актов, положений, инструкций и других нормативных документов, а также методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;
“Требования квалификации” – определены уровень и профиль специальной подготовки работника, необходимые для выполнения основных функций и обязанностей, и требования к стажу работы.
КСД, регламентируя труд работников, способствует организации рациональных разделения и кооперации труда посредством определения должностных обязанностей и предъявляемых требований к квалификации работников.
С целью четкого разделения трудовых функций и обязанностей специалистов и технических исполнителей и регламентации их труда применительно к условиям данного предприятия (организации) разрабатываются должностные инструкции для всех видов должностей, предусмотренных штатным расписанием, кроме должности руководителя, права и обязанности которого определяются соответствующим положением.
Должностная инструкция позволяет исключить дублирование, обеспечить взаимосвязь в работе, своевременность и обязательность осуществления закрепленных за конкретными исполнителями работ. При разработке должностных инструкций необходимо учитывать специфику данного предприятия (организации), наличие современной вычислительной и компьютерной техники для работы с информационной кадровой документацией и пр.
Выбор вариантов разделения и кооперации труда работников кадровых служб должен обеспечить максимальную их занятость при оптимальной и равной напряженности труда, а также взаимозаменяемости работников в процессе их трудовой деятельности.

1.2. Оснащение рабочего места работника кадровой службы

Важным для каждого работника кадровой службы является организа...
**************************************************************

Цель рационального размещения персонала состоит в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить утомляемость сотрудников, а также максимально повысить производительность труда персонала. Добиться этого можно учитывая основные системы планировки помещений, принципы планировки рабочих мест и рациональных условий труда.

Цель рационального размещения персонала состоит в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить напряжение и утомляемость сотрудников, наиболее экономно использовать площади и максимально повысить производительность труда персонала.

Важность правильной организации рабочего места сотрудника объясняется тем, что на нем человек проводит треть своей сознательной жизни. Поэтому стоит подумать о планировке, дизайне, мебели и оборудовании рабочего места, т.к. все это влияет на производительность труда, наше настроение и здоровье.

Выделяют следующие основные системы планировки помещений:

Кабинетная: структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел.). Достоинством системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп сотрудников, а недостатком - увеличение затрат на отопление и освещение, а также удлинение маршрутов документопотоков.
Зальная, при которой структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством сотрудников более 100. Эти помещения обязательно оборудуются искусственным освещением, кондиционированием воздуха и звукоизоляцией. Их достоинством является снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площадей на 1 служащего, обеспечение рациональной технологии управления. Главный недостаток - невозможность создания уединенной обстановки, особенно для ученых и руководителей, а также избыточный шум в зале.
Ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5 -2,0 м.

Применение перегородок создает благоприятную обстановку для сотрудников отдела, у которых своя «ячейка». В то же время руководитель подразделения может свободно наблюдать за работой отделов и служб, а также и дисциплиной труда.

В первую очередь размещать крупные структурные подразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения.
Смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией.
Отделы, связанные с приемом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться рядом со входом, лифтом и лестничной площадкой.
Складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений.
Туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам.

Планировка рабочих мест осуществляется исходя из площади помещений, числа сотрудников, норматива площадей на одного сотрудника и проектируемой мебели и оборудования:

Общая и полезная площади здания, а также планировка комнат определяется по рабочим чертежам здания;
число сотрудников определяется предприятия;
нормы площадей на одного сотрудника различны в разных странах.

При планировке целесообразно сразу определить, кто из руководителей предприятия и его заместителей будет иметь отдельные кабинеты. Начальникам отделов лучше сидеть непосредственно в отделах: это улучшит управляемость и дисциплину.

Таблица 1. Нормы площадей для размещения служащих в различных странах (кв.м):

Рациональные условия труда

Производительный труд в сфере управления может быть обеспечен за счет соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офисных помещений, создания комфортных условий труда и хорошего психологического климата.

1. «Современная мебель - дороже денег». Современная эстетически красивая и экологически чистая мебель создаст комфортные условия труда и представление о благополучии фирмы. Лучше всего оборудовать офис недорогой мебелью из ДСП, покрытой специальным защитным пластиком. Не жалейте денег и оборудуйте все помещения офисной мебелью, в крайнем случае те подразделения, где сотрудники работают с клиентами предприятия. Гнетущее впечатление оставляет посещение кабинетов директоров с исцарапанными старыми столами, протертыми до дыр креслами, дешевыми занавесками и пепельницами, наполненными окурками сигарет.
2. «Стол и стул комфорт создают». Максимального комфорта и минимального утомления можно достичь в том случае, когда правильно подобраны по размеру стол и стул для сотрудника. Нормальная высота рабочей поверхности стола при работе служащего в зависимости от его роста составляет 70-75 см, соответственно высота стула находится в диапазоне от 40 до 45 см. Учитывая разный рост сотрудников, лучше всего использовать офисные кресла с поднимающимися сиденьями.
3. «Чистый стол». На рабочем столе должны находиться только те предметы и средства, которые часто и постоянно используются для решения задач управления. В конце рабочего дня стол должен быть абсолютно чистым в интересах соблюдения служебной тайны. Стол руководителя или специалиста, заваленный документами, книгами и газетами, говорит о неряшливом и неделовом человеке. 4. «Каждой вещи - свое место». Все документы (папки, бумаги) надо располагать
таким образом, чтобы они имели постоянное место и их можно было легко найти. Папки с постоянными документами должны быть внесены в номенклатуру делопроизводства предприятия (подразделения), храниться в определенном шкафу со свободным доступом сотрудников. Папки, которыми часто пользуются в течение рабочего дня, располагаются в пределах рабочей зоны сотрудника (один-два шага). В конце рабочего дня документы нужно положить в соответствующие папки. «Что в порядке лежит - само в руки бежит», - гласит пословица.
5. «Используйте органайзер». Все технические средства для ручных и механизированных работ (ручки, скрепки, карандаши, ластики, скоросшиватели, линейки, ножницы и др.) лучше всего хранить в специально приспособленном месте на столе или в компьютере - органайзере. Это экономит много времени по сравнению с традиционным хранением средств труда в ящике.
6. «Чисто там, где не сорят». Офис должен содержаться в идеальной чистоте и убираться 2 раза в день, если в отделе много клиентов, или один раз в конце рабочего дня. Для поддержания порядка администрация должна запретить в курение в офисе, потребление пищи, распитие спиртных напитков на рабочем месте и хранение продуктов питания. В противном случае вас ждут мыши, тараканы, мухи, грязь и снижение сотрудников на 15-20%.
7. «Да будет свет!». Правильная освещенность помещений - фактор создания комфортных условий, благоприятного климата и здоровья сотрудников. Прямой свет без абажуров вызывает раздражение глаз, слабая освещенность ведет к их быстрому утомлению, отраженный свет от полированных поверхностей стола и шкафов действует раздражающе. Лучше всего располагать столы так, чтобы нормальный дневной свет падал слева от рабочего стола или прямо на него. В темное время суток помогают правильно подобранные светильники или настольные лампы.
8. «Чистый воздух - здоровый дух». Вентиляция имеет важное значение для сохранения у сотрудников хорошего физического состояния и уменьшает опасность распространения инфекционных заболеваний. Оптимальным вариантом является оборудование каждого помещения кондиционером или принудительной вентиляцией. При их отсутствии необходимо проветривать помещение каждые 2 ч.
9. «Громкость музыки обратно пропорциональна интеллекту». Часть сотрудников, особенно тех, труд которых монотонен, предпочитает работать под музыку, другая часть ее не любит. Как быть? Эти вопросы должны быть согласованы внутри коллектива и регламентированы. В любом случае громко говорящий радиоприемник или другой источник музыки в течение всего негативно действует на психику всех работников.
10. «Пар кости ломит». Очень плохо работать в жарком помещении и летом, и зимой, так как повышается утомляемость, снижается производительность труда, увеличивается вероятность простудных заболеваний. Кроме того, происходит перегрев организма, что ведет к увеличению заболеваемости сотрудников. Оптимальная температура помещения от 18 до 22°С. В зависимости от привычек сотрудников и времени года она может подбираться в указанном выше диапазоне. Отопительная система должна распространять тепло равномерно по помещению офиса, а в холодное время года дополнительное тепло может быть получено за счет кондиционера или электрокамина.

Правильная организация вашего рабочего места и служебного помещения может оказать значительное влияние на вашу производительность. Она позволит вам экономить время, предупреждать усталость, завершать выполнение задач быстрее, чем вы планировали.

Предлагаем вам в течение нескольких минут свежим взглядом окинуть ваш офис и подумать:

Насколько часто вам приходится вставать из-за стола, чтобы дотянуться до тех предметов, до которых вы не можете дотянуться сидя?
Достаточно ли свободного места на вашем столе, чтобы работать комфортно и без помех, не захламлен ли он?
Достаточно ли удобно расположены клавиатура и монитор вашего компьютера, чтобы вы могли работать не напрягаясь и не испытывать чрезмерной усталости?
Имеется ли у вас свободное по соседству с компьютером место, которое бы вы могли использовать для одновременной работы с компьютером и бумагами?
Не перегружены ли ваши шкафы и книжные полки ненужными вещами?
Соответствует ли ваше оборудование для хранения тому имуществу, которое должно в нем храниться?
Часто ли вам приходится тратить время на поиски нужных вам вещей?
Наилучшим ли образом расположена мебель в вашем офисе с точки зрения работы за письменным столом, работы на компьютере, приема коллег и клиентов?

Для правильной организации вашего рабочего места каких-либо стандартных рецептов не существует: что может быть удобным для вас, не удобно для другого, и наоборот. Тем не менее, для того чтобы наилучшим образом организовать порядок в служебном помещении, вам следует обратить внимание на ряд общих принципов, руководствуясь которыми, вы можете добиться оптимального состояния в этом вопросе.

Эргономика - это процесс научной организации труда, направленный на создание средств оптимизации труда, совершенствование методов выполнения человеком какой-либо работы с учетом его безопасности, комфортности и производительности. Возможно, в отношении организации порядка в вашем служебном помещении это звучит несколько высокопарно, однако выбор и размещение мебели, оборудования, справочных материалов и различных принадлежностей в вашем офисе может оказать значительное влияние на то, как вы работаете.

Мебель

1. Столы. На вашем столе должно быть достаточно свободного места, чтобы вам было удобно работать, не отрываясь по пустякам. Если вам приходится делить свое время между компьютером и работой с бумагами, подумайте о панорамном методе, который позволит вам перемещаться между традиционным столом и компьютером не вставая. Если у вас есть возможность, постарайтесь найти стол с регулируемой высотой.

Продумайте, как установить стол таким образом, чтобы он составлял единое целое со всем офисом. Если вы хотите разместить стол так, чтобы он служил барьером между вами и предполагаемым посетителем, - это ваше право, этим вы добьетесь эффекта психологической дистанции, но если вы преследуете совсем противоположную цель, то вам следует установить его по-другому. Установив стол напротив стены, вы создадите удобное место для размещения книжных полок, навесных плакатов и т.п. Если ваше рабочее место находится в офисе с открытой планировкой, то такое размещение стола способствует исключению случайных помех и снижению отвлечения внимания.

2. Стулья. Большинство современных офисных стульев оснащено колесиками и шарнирами, что позволяет свободно перемещаться по всей площади служебного помещения. Кроме того, такие стулья оборудованы спинками, что позволяет предотвратить чрезмерную нагрузку на шею и спину. Не стремитесь подчеркнуть ваш статус мебелью. Стулья должны быть функциональными.

Чтобы выбрать стул для себя, обратите внимание на следующие характеристики:

Наличие регулируемого по высоте сиденья;
- наличие спинки, регулируемой как по высоте, так и в поперечном направлении;
- наличие достаточной глубины сиденья;
- должная устойчивость;
- наличие колесиков, соответствующих покрытию пола в вашем офисе.

3. Регулировка стула. При регулировке стула необходимо учитывать как размеры вашего тела, так и высоту рабочей поверхности стола, если она не регулируется. Основная рекомендация: высоту сиденья надо отрегулировать так, чтобы вы могли удобно расположиться на нем; при этом ступни ваших ног должны опираться на пол, а зазор между передней частью стула и вашими икрами должен составлять 5 сантиметров. После этого следует отрегулировать спинку как в вертикальном, так и в поперечном направлениях, чтобы у вас не напрягалась поясница.

Если стул оборудован подлокотниками, то их следует отрегулировать так, чтобы они слегка касались нижней части ваших локтей, когда они находятся под прямым углом к спинке стула. Подлокотники совсем не должны поднимать ваши локти. Если они мешают вам, их лучше демонтировать. При регулировке стула учитывайте высоту рабочей поверхности вашего стола и клавиатуры компьютера. Вам следует разместиться так, чтобы ваши ноги удобно располагались под рабочей поверхностью стола и ничто не мешало их свободному движению.

Если вы не можете добиться такого положения, значит рабочая поверхность стола расположена слишком низко для вас. Если рабочая поверхность стола, когда вы сидите, расположена значительно выше уровня ваших локтей, вам следует отрегулировать высоту стула. При этом под ноги вам придется подставить опору, чтобы можно было занять удобное сидячее положение.

Оборудование

Когда-то я был знаком с одной секретаршей, организованности которой просто поражался. Она всегда знала, где и что лежит. Ее рабочее место было само совершенство. Когда я познакомился с ней, она уже шесть месяцев работала с новым начальником. Ее предыдущий шеф не любил пользоваться диктофоном. Поэтому она держала его в ящике на верху высокого шкафа, а новый начальник, наоборот, каждый день приносил ей новую карту памяти для диктофона. Итак, каждый день поутру ей приходилось карабкаться вверх за диктофоном, а в конце рабочего дня проделывать ту же самую операцию, чтобы положить его обратно. Вот что значит сила привычки.

Этот пример ярко иллюстрирует, насколько живучи раз и навсегда заученные привычки. Стереотип работы давно поменялся, а привычка к давно заведенному порядку продолжает жить. Обратите внимание на то, где вы держите вещи, которыми пользуетесь регулярно. Они всегда должны находиться у вас под рукой. Если над вашим столом оборудованы полки, они должны располагаться таким образом, чтобы вы могли дотянуться до вещи, находящейся на нижней полке, не поднимаясь со стула. Предметы, которыми вы пользуетесь регулярно (например, телефон, принтер, различного рода справочники) должны находиться в пределах досягаемости, чтобы вам не надо было за ними тянуться.

Использование компьютера

В наше время почти все виды человеческой деятельности так или иначе связаны с длительным использованием компьютерной техники. Соблюдение простых рекомендаций при работе с компьютером поможет вам увеличить производительность труда, обеспечить более высокий уровень комфортности и предохранить от усталости и вредных последствий для здоровья:

Рекомендуется, чтобы верхний край экрана монитора находился на одном уровне с глазами пользователя. Однако некоторые компьютерные эксперты указывают, что такая высота - это максимально разрешенный уровень, и настаивают на том, что для некоторых категорий пользователей этот уровень должен быть чуточку ниже, подчеркивая, что такое положение гораздо удобнее для глаз и шеи.
Займите удобную позу, обращая особое внимание на положение шеи, позвоночника, локтей, кистей, бедер и ступней.
Старайтесь не оставаться в одном и том же положении в течение длительных промежутков времени.
Держите предплечья, кисти и руки на одной линии и не опирайтесь ими на острые края. Не ударяйте по клавишам слишком сильно.
Клавиатура должна находиться под тем же углом, что и предплечья.
Чаще делайте перерывы. Специалисты рекомендуют каждый час делать перерыв на пять-десять минут.
Каждые десять-пятнадцать минут работы на компьютере дайте отдохнуть глазам, закрывая их на какое-то мгновение. Затем, открыв их, попытайтесь взглянуть на далеко расположенные предметы и чаще моргайте.
Устанавливайте монитор таким образом, чтобы от него не отражался свет. При верхнем освещении пользуйтесь жалюзи, светорассеивателями.
Чтение бумажных документов требует более сильного освещения, чем чтение с экрана монитора. Если вы одновременно работаете на компьютере и с бумажными документами, пользуйтесь настольной лампой, с помощью которой вы можете отрегулировать освещение таким образом, чтобы дополнительный свет, необходимый вам для чтения бумажных документов, на экран монитора не попадал.
Специальная подставка под бумажные документы облегчит вам одновременную работу на компьютере и с бумажными документами.
Отрегулируйте до удобного для себя уровня контраст и яркость вашего монитора.
Регулярно протирайте экран монитора и другие поверхности компьютера.

Наведение порядка на рабочем месте

Наведение порядка в шкафах. Начните уборку с посудных шкафов, а именно с тех, которые находятся на максимальном удалении от вашего стола. В них, скорее всего, сосредоточена основная масса материалов не первой необходимости, до которых не дошли руки во время предыдущих уборок. По мере их высвобождения продвигайтесь вперед по направлению к вашему столу. Таким образом, вы получите место для хранения предметов, которые в настоящее время загромождают более нужные в рабочем отношении области. Безжалостно избавляйтесь от мусора. Ненужные документы и откровенный мусор просто выбрасывайте. Рассортируйте остальные документы и материалы по архивным коробкам, коробки соответствующим образом пометьте. Когда будете приступать к наведению порядка в книжных шкафах, предлагаем вам сначала полностью их очистить, а затем расставить всю литературу по темам. Требуется разместить материалы и документы таким образом, чтобы вам было легко и удобно их находить в случае необходимости.

Наведение порядка на рабочем столе. У меня был такой период в жизни, когда я пытался убедить себя, что могу хорошо работать при загроможденном рабочем столе. Я говорил себе, что, несмотря на стопки документов, временами достигавших угрожающих размеров, я с легкостью могу найти любую нужную мне бумагу, а резкое переключение с одной задачи на другую только обостряет мое внимание на всем протяжении рабочего дня. Конечно, это было глупостью. Наличие чрезмерного количества документов на рабочем столе ведет к такому же отвлечению внимания и помехам в работе, как телефонные звонки. Хвататься за выполнение то одной задачи, то другой, не добиваясь при этом успеха, гораздо проще, чем сконцентрировать усилия на их реальном выполнении. Наличие большого количества различных документов также служит удобным предлогом для оправдания различного рода отсрочек и проволочек. Когда процесс решения той или иной задачи идет тяжело, психологически гораздо легче переключить свое внимание на решение той задачи, которая кажется вам проще, и вас так и тянет схватить первый попавшийся листок из какой-нибудь стопки документов, находящихся на вашем рабочем столе.

Поиск документов может привести к огромной потере времени и вызвать новые причины для отрыва от работы. Возьмите и прикиньте, сколько раз вам приходится отрываться от работы и рыться в этих стопках, пытаясь по просьбе того или иного лица отыскать нужный ему документ. Специальные наблюдения показали, что на это уходит минимум 15 минут в день, и это, надо признать, довольно консервативная оценка. Конечно, это немного. Но если прикинуть, сколько это составит за год, то вы получите полторы недели, что, согласитесь, довольно большая потеря рабочего времени. Подумайте, сколько бы вы могли совершить полезного за это время. А если вы неорганизованны до такой степени, что тратите на поиски 30 минут в день, тогда, в случае правильной организации, вознаграждением вам послужат три недели дополнительного рабочего времени в год.

Беспорядок на рабочем столе также служит причиной снижения вашей способности определять приоритетные направления деятельности. Кроме того, во всем этом есть что-то нерациональное. При просмотрах стопок те же самые документы попадаются вам на глаза помногу раз. Довольно часто вы тратите силы и энергию на просмотр тех документов, от которых вам надо было избавиться, как только вы их увидели в первый раз. Вы пропускаете конечные сроки, потому что документы, которые бы могли вам напомнить о них, теряются под грудами других документов. Наконец, здесь есть место к возникновению стрессовых ситуаций. Все то время, пока ваши бумаги представляют собой беспорядочную аморфную массу, вы не можете избавиться от чувства беспокойства. Вы не до конца уверены, что может скрываться в этих стопках бумаги, и такая ситуация постоянно служит вам напоминанием, что вы не можете должным образом справиться со своей работой. Довольно часто наличие большого объема задач гораздо больше способствует возникновению стрессовых ситуаций, чем их реальное выполнение.

Ключом при наведении порядка на рабочем столе должна быть простота. Лучшим началом этой процедуры будет, если вы возьметесь за все понемногу, - корзинка входящих документов, корзинка исходящих документов, один ежедневник, один блокнот. Подумайте также, нужны ли вам на рабочем столе вещи личного характера. Возможно, вы захотите оставить на столе случайное фото или сувенир, но нет никакого смысла в том, чтобы личные вещи мешали вашей работе. На вашем столе должны находиться только те принадлежности и инструменты, которыми вы пользуетесь ежедневно. Другие предметы, которые регулярно вам не нужны, должны находиться под рукой, но только не на рабочем столе. Рабочее пространство должно быть достаточно большим, так как, наряду с ощущением физического комфорта, приведенный в порядок рабочий стол несет с собой и положительный психологический настрой.

Возможно, перед тем как начать наведение порядка на своем столе, вам придется преодолеть определенный психологический барьер. Ведь загроможденный рабочий стол подспудно ассоциируется у нас с его чрезвычайно занятым хозяином, а кому не нравится, чтобы его считали занятым. Однако следует помнить, что человек может быть чрезвычайно занятым, но совершенно некомпетентным и непродуктивным. Пусть о ваших делах говорят достигнутые результаты, а не внешний вид вашего рабочего стола. Когда вы окончательно разберетесь со своим рабочим столом, можете приступать к разбору документов.

Как справиться с кипами документов

Промаркируйте четыре пустые папки или коробки для хранения документов следующим образом: «принять к обработке», «заняться отправкой», «прочесть», «отправить на хранение» (или придумайте свои варианты, более удобные для вас). Запаситесь достаточным количеством пластиковых мешков для самой важной категории, которой предстоит отправиться на утилизацию.

Приготовьтесь к тому, что большую часть документов вам придется отправить в мусорную корзину. Какое бы значение они не имели на тот момент, когда попали к вам, скорее всего, они уже морально устарели. Не повторяйте прежних ошибок, действуйте решительно. Здесь вы должны руководствоваться таким принципом: если есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.

Не тратьте время на прочтение каждого документа. На данном этапе ваша задача заключается только в том, чтобы определить, нужен ли он вообще, и если - да, то его следует отправить соответственно в корзину или папку.

Во время сортировки документов не предпринимайте никаких других действий, иначе вы можете завязнуть в этой массе. В обязательном порядке, чтобы облегчить свою дальнейшую работу, ставьте пометки на документах, но не тратьте на это слишком много времени, так как ваша основная задача на этом этапе - разобрать все документы по категориям.

Журналы и другие периодические издания следует просматривать быстро, вырывая страницы, представляющие для вас интерес. Остатки смело отправляйте в мусорную корзину. На данном этапе читать вырванные заметки не следует.

Когда вы разберете все кипы, обратите внимание на ваши корзины. Спланируйте время для работы с документами.

Если все будет сделано правильно, то выполненная работа принесет вам глубокое удовлетворение.

Ответ на этот вопрос напрямую связан с развитием позитивных рабочих привычек:

Если, есть сомнение относительно ценности того или иного документа, смело отправляйте его в мусорную корзину.
Не используйте свой стол в качестве места хранения документов - пользуйтесь для этих целей специальными папками.
Всегда проверяйте наличие необходимой техники. Все инструменты и принадлежности, которыми вы пользуетесь регулярно, должны находиться под рукой.
Не перемещайте кипы документов с вашего стола в другие места кабинета.
Старайтесь обрабатывать и регистрировать документы ежедневно. Если вы вынимаете документы из картотеки, возьмите себе за правило возвращать их на место как можно скорее.

Довольно часто перед начинающим кадровиком стоит нелегкая задача – организовать кадровое делопроизводство. Для того чтобы облегчить этот процесс нужно воспользоваться приведенным ниже пошаговым руководством. Оно не только объяснит с чего лучше начать, но и поможет набраться опыта.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Кадровое делопроизводство что это?

– это важнейшая часть документооборота в любой фирме. Его назначение заключается в ведении четкого учета деятельности действующих отраслей компании.
Кадровое делопроизводство нужно для того, чтобы:

• регулировать рабочие процессы, происходящие внутри организации;
• находить неиспользованные или «замороженные» резервы;
• своевременно отслеживать и устранять проблемы на участке кадровой деятельности;
• уметь грамотно доносить до ревизионных органов течение экономических и внутрисистемных процессов.

Поиск нужных законов и специальной литературы

Основные законопроекты и акты по кадровому делопроизводству:

• трудовой кодекс РФ;
• нормативные акты по трудовому праву;
• законопроекты, касающиеся персональных данных и коммерческой тайны;

Справочную литературу по данной тематике можно найти, воспользовавшись электронной библиотекой «Пакет Кадровика». Здесь не только собраны образцы всех необходимых документов и бланков, но и приведены примеры их заполнения. Авторы этого пошагового руководства в доступной форме описали процессы всех кадровых операций и представили дополнительный материал в виде тематических книг и консультационных справок.

Определить какие документы в организации есть, а каких нет

Чтобы составить перечень документов, имеющихся или отсутствующих на участке кадровой деятельности, достаточно воспользоваться данным списком:

• трудовые договоры;
• ведомости, касающиеся выплаты сотрудникам заработной платы или каких-либо компенсаций;
• правила трудового распорядка внутри организации;
• трудовые книжки и журнал их учета;
• документы, касающиеся защиты и обработки персональных данных сотрудников;
• утвержденная форма расчетных документов;
• штатное расписание;
• приказы о приеме сотрудников или их увольнении.

Подготовив всю необходимую документацию, требуемую законодательством РФ, следует уточнить у директора предприятия, какие из необязательных актов осталось составить. Дополнительно нужно выяснить какие условия начальство предпочитает видеть во внутренних документах компании и трудовых договорах работников.

Определение лиц, ответственных за документы

Приступая к кадровой работе, первым делом, нужно выяснить оформлен ли руководитель предприятия соответствующим образом. Если приказа о его назначении не имеется, то необходимо оформить его на руководящую должность. Пошаговую инструкцию подобного оформления можно найти в «Пакете Кадровика». Там представлены образцы необходимых документов и консультационный материал на тему «Оформление трудовых отношений с наемным директором».

Необходимо решить с директором вопрос о том, кто должен заниматься ведением трудовых книжек. Так как персонал еще не оформлен на работу, то вести книжки должен директор предприятия. Чтобы провести передать директору эти полномочия нужно издать соответствующий приказ, о том, что директор принимает на себя ответственность за ведение трудовых книжек. В будущем директор имеет право передать данные полномочия принятому кадровику, посредством приказа.

Организация рабочего места кадровика

Для повышения трудовой эффективности, сотрудник кадрового отдела должен уметь правильно организовывать свое рабочее место. Для этого в первую очередь необходимо позаботиться о том, чтобы рабочая зона была максимально удобной. Важно иметь удобное кресло, которое не позволит позвоночнику устать и будет поддерживать осанку. Расстояние до монитора не должно быть меньше 50 см, иначе глаза будут сильно переутомляться. Немалую роль играет и освещение, оно должно быть комфортным, в противном случае, у сотрудника может ухудшиться самочувствие, возникнуть головная боль или чрезмерная утомляемость.

Кадровик должен содержать всю документацию в правильном хронологическом или алфавитном порядке. Дополнительная документация в виде бланков или заявлений, всегда должна находиться под рукой.

Необходимые программы

Для удобства ведения документации, руководство фирмы должно озаботиться приобретением специальной программы учета. Подобных программ достаточно много и все они удобны, однако, наиболее популярным функционалом признан «1С: зарплата и кадры».

Штатное расписание

Если в организации еще не было четко составленного штатного расписания, то следует приступить к его разработке. В первую очередь необходимо согласовать с директором содержание Правил внутреннего трудового распорядка и других нормативных актов. Готовый вариант документации должен учитывать все замечания руководства компании, а также соответствовать законам трудового кодекса.
Штатное расписание основано на унифицированной форме. При возникновении трудностей с составлением документов, можно ознакомиться с пошаговым руководством, представленным в «Пакете Кадровика».

Соответствие штатного расписания и данных, описанных в трудовых договорах

Содержание готовой штатной документации нужно сверить с информацией, указанной в трудовых договорах работников фирмы. Расхождение данных говорят о нарушении Трудового кодекса РФ, что в итоге может привести к наложению штрафных санкций. Также следует проверить соответствие всех подписей работников и подлинность дат, указанных в договорах.
Если договора с персоналом оформлены в должном порядке, но впоследствии были внесены изменения (повышение оклада, перевод работника и т.д.), то нужно подготовить дополнительные соглашения по каждому отдельному случаю.

Журналы по кадровому делопроизводству

Несмотря на то что во всех современных компаниях документооборот ведется электронно, журналы по кадровому делопроизводству являются важными составляющими кадровой работы. Формы журналов унифицированы, и приобрести их можно в специализированных магазинах.

К числу обязательных журналов относятся:

• книга учета трудовых книжек;
• журнал регистрации отпусков;
• книга регистрации приказов на отпуск;
• журнал регистрации трудовых договоров сотрудников и дополнительных соглашений;
• книга регистрации приказов по личному составу.

Иные документы

С особой тщательностью нужно подойти к созданию документации, отражающей процессы трудовой деятельности компании. К ним относятся:

• внесение изменений и дополнений к трудовым договорам и должностным инструкциям;
• отпуска;
• переводы.

С особым вниманием следует относиться к подготовке документов на . В случае когда работник и руководство расстаются не по взаимному согласию, процедура увольнения должна быть проведена в полном соответствии с рамками законодательства, иначе могут возникнуть серьезные проблемы.

Данные судебных разбирательств в подобных вопросах доказывают, что суд чаще всего принимает сторону сотрудника, а не руководства фирмы.

График отпусков

Не позднее двух недель до наступления новогодних праздников, на предприятии должен быть составлен и утвержден график отпусков. Если фирма небольшая, то кадровик сам может опросить сотрудников и согласовать с ними график исходя из их пожеланий. В крупной организации этот процесс несколько усложняется. Нужно следить за тем, чтобы одновременный уход в отпуск нескольких сотрудников одного отдела не сказался на его функционировании.

Если во время составления графика, связанные со временем проведения отпусков, то следует довести информацию до начальства и составить график исходя из решения руководства.

Не позднее чем за 14 дней до наступления отпуска, нужно оповестить работника о его начале и издать приказ. Начало отпуска может быть перенесено работником по согласованию с начальством. Если на время наступления отпускных дней сотрудник заболел и оформил больничный лист, то необходимо перенести время отдыха на удобный для него период.

Документы для перевода

Если руководство приняло решение о переводе сотрудника в другой отдел, или он сам изъявил такое желание, то следует подготовить соответствующие документы о переводе. Их образцы и пример заполнения можно найти в «Пакете Кадровика». После того как документы будут готовы, их нужно предоставить на утверждение директору, после чего перевод работника будет осуществлен.